Pekanbaru(Haluanpos.com)-Secara resmi, PJ Walikota Pekanbaru Muflihun membuka sekaligus meresmikan Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga(LAPAK) di Aula Lantai 3 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Pekanbaru. Kamis(24/8/23)
Dalam acara tersebut, turu hadir Wakil Ketua DPRD Kota Pekanbaru, Ir. Nofrizal, MM, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan kota Pekanbaru, Hj Erna Juita. SH. MSi serta penggagas Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga (LAPAK), Nurfasary yang juga selaku Kabid Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip kota Pekanbaru.
Usai acara, Pj Walikota Pekanbaru Muflihun menjelaskan, Dengan di launchingnya Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga (LAPAK) oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Pekanbaru hal ini sangat membantu kita dan tanpa disadari bahwa arsip yang kita miliki sangat penting untuk dipelihara dan dijaga. Jadi jangan dianggap sepele dengan adanya Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga ini,” ungkap Muflihun
Dengan adanya aplikasi ini dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat dan bukan saja dilingkungan pemerintah kota Pekanbaru saja, bila perlu dapat dikembangkan dan sampai keseluruhan penjuru masyarakat kota Pekanbaru,” ungkap Muflihun
Sementara itu, Kadis Perpustakaan dan Arsip kota Pekanbaru,Hj Erna Juita menambahkan, Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga(LAPAK) oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip kota Pekanbaru maka masyarakat kota Pekanbaru sudah bisa mendaftarkan melalui online dengan Website Perpustakaan dan Arsip kota Pekanbaru secara gratis,” ungkap Erna Juita
Adapun tujuan Aplikasi Layanan Pemeliharaan Arsip Keluarga (LAPAK) adalah untuk perawatan, pemeliharaan arsip keluarga, seperti akte kelahiran, ijazah dan arsip lainnya. Adapun perawatan arsip keluarga ini kami menggunakan metode Em Kalkulasi. Jadi, bila masyarakat butuh dan ingin menggunakan arsip keluarganya, maka dapat kembali mengunjungi website perpustakaan dan arsip kota Pekanbaru. Untuk soal keamanan arsip keluarga ini, kami sudah bekerjasama dengan Diskominfo kota Pekanbaru agar keberadaan arsip keluarga di aplikasi ini tetap aman,” ujar Erna Juita
Kabid Kearsipan Nurfasary, S.Pd selaku penggagas menambahkan, LAPAK adalah Layanan Aplikasi Pemerliharaan Arsip Keluarga. Lapak bertujuan untuk memberikan layanan akses kepada masyarakat atas pemeliharaan arsip keluarga serta memudahkan masyarakat untuk merawat dan memelihara arsip pribadinya melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru.
Lapak ini merupakan Rencana Aksi Perubahan dari saya sebagai peserta diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan II.
Adapun alur LAPAK yakni ;
1. Siapkan Dokumen (Siapkan dokumen yang akan dienkapsulasi)
2. Isi Formulir (Formulir pengajuan enkapsulasi arsip yang diisi oleh masyarakat)
3. Bawa Arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk dilakukan enkapsulasi
4. Proses enkapsulasi yang dilakukan oleh Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru
5.Konfirmasi (Setelah selesai petugas akan mengkonfirmasi bahwa arsip telah selesai dienkapsulasi)
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Bukan dipress menggunakan mesin pemanas yang apabila terkelupas menyebabkan rusaknya arsip,” ujar Nurfasary
Sedangkan Arsip-Arsip yang bisa dilakukan pemeliharaan melalui LAPAK yakni ;
1. Kartu Tanda Penduduk
2. Kartu Keluarga
3. Ijazah
4. Akte Kelahiran
5. Akte Kematian
6. Akte Perkawinan
7. Sertifikat Tanah
8. Sertifikat Keahlian dan lain-lain
Jadi mulai sekarang, untuk pemeliharaan dan perawatan masyarakat sudah bisa mengakses melalui https://lapak.pekanbaru.go.id.(YS)